Nebenkosten­abrechnung prüfen und Fehler aufdecken - oftmals zu hohe Nach­forderungen

Jedes Jahr steht sie aufs Neue ins Haus: Die Betriebskostenabrechnung. Für die meisten Mieter ist die unliebsame Post des Vermieters mit einer hohen Nachzahlung verbunden. Der Deutsche Mieterbund weist allerdings darauf hin, dass jede zweite Abrechnung fehlerhaft ist. Daher sollten Mieter stets ihre Nebenkostenabrechnung prüfen. Dabei gilt es, verschiedene Punkte zu beachten. Schließlich werden in vielen Nebenkostenabrechnungen Kosten aufgeführt, die laut Betriebskostenverordnung nicht auf den Mieter umgelegt werden können. Diese gesetzlichen Regelungen bieten den Mietern die Möglichkeit, bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung systematisch vorzugehen. Da die geforderten Nachzahlungen oft im dreistelligen Bereich liegen, sollten Mieter regelmäßig ihre Nebenkostenabrechnung prüfen.

Inhalts­verzeichnis

    Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen anhand verschiedener Details

    Zunächst sollten Mieter bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung darauf achten, ob sie fristgemäß eingegangen ist. Der Vermieter hat nach Beendigung des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, die Betriebskostenabrechnung zuzustellen. Sollte die Abrechnung nicht pünktlich eingetroffen sein, muss der Mieter der Zahlungsaufforderung nicht nachkommen. Weiterhin sollten Mieter in ihrer Nebenkostenabrechnung prüfen, ob Rechenfehler unterlaufen sind. Daher sollte für jede Kostenart die Zusammenstellung der Gesamtkosten kontrolliert und nachgerechnet werden. Dies gilt auch für den Verteilerschlüssel, den Mieteranteil und die bereits geleisteten Vorauszahlungen. Zudem sollte man in der Nebenkostenabrechnung überprüfen, ob die einzelnen Kostenpositionen als Betriebskosten geltend gemacht werden können.

    Nebenkostenabrechnung prüfen: Was darf umgelegt werden?

    Vor allem die Heiz-und Warmwasserkosten machen einen großen Teil der Betriebskosten aus. Aber auch die entstehenden Kosten für Kalt- und Abwasser, Müllabfuhr, Haus- und Straßenreinigung, Aufzug, Hauswart, Gartenpflege, Allgemeinstrom, den Schornsteinfeger oder auch die Grundsteuer sind umlagefähig. Jedoch sind zum Beispiel die Kosten für den Hauswart nicht komplett als Betriebskosten anrechenbar. Daher sollten Mieter unbedingt in ihrer Nebenkostenabrechnung prüfen, welche Kosten hier angeführt sind: Ausgaben für Reparatur- oder Renovierungsarbeiten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Weitere unzulässige Kosten sind zum Beispiel Bankgebühren oder Verwaltungskosten. Oft wird auch der Punkt „sonstige Betriebskosten“ aufgeführt. Hier bietet sich für den Vermieter die Möglichkeit, zusätzliche Kosten zu verstecken, die jedoch nicht durch den Mieter getragen werden müssen. Im Mietvertrag muss klar definiert sein, welche Positionen hier berücksichtigt werden. Dies können zum Beispiel die Betriebskosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie Schwimmbad oder Sauna sein. Um die Betriebskosten nicht zu einer zweiten Miete werden zu lassen, sollten Mieter stets ihre Nebenkostenabrechnung prüfen.

    Übersicht über umlagefähige Nebenkosten

    Viele Mieter sind bei der Vielzahl von aufgeführten Posten unsicher, wenn sie ihre Nebenkostenabrechnung prüfen. Eine übersichtliche Checkliste über die umlagefähigen Nebenkosten hilft bei der Durchsicht:


    • Wasser und Abwasser: Alle Kosten für Verbrauch, Zähler, die hauseigene Wasseraufbereitungsanlage, Grundstücksentwässerung und Kanalgebühren
    • Heizkosten und Warmwasser: Die Kosten für den Brennstoff und dessen Lieferung, Wartung und Instandhaltung der Heizungsanlage, Messungen, Reinigung, Ablesung der Messgeräte in der Wohnung
    • Aufzug: Alle Kosten für Strom, Wartung und Instandhaltung, Reinigung und Bedienung – in aller Regel müssen Bewohner des Erdgeschosses diese Kosten ebenfalls mittragen
    • Laufende öffentliche Lasten des Gebäudes: Grundsteuer
    • Reinigung des Gebäudes: Pflege und Instandhaltung aller Plätze, die gemeinschaftlich genutzt werden, sowie der Spielplätze und Parkplätze, auch Beseitigung von Ungeziefer im Haus
    • Straßenreinigung und Müllentsorgung: Alle Kosten für die Straßenreinigung und die Müllabfuhr
    • Pflege des Gartens: Instandhaltung aller Grünanlagen und Gartenflächen
    • Schornsteinreinigung: Kosten für die Schornsteinreinigung durch den Schornsteinfeger
    • Beleuchtung: Beleuchtungsanlage außen und Innenbeleuchtung aller gemeinschaftlich genutzten Bereiche, beispielsweis Keller, Treppenhaus oder Wäschekeller
    • Versicherungen: Sachversicherungen, etwa gegen Feuer-, Wasser- oder Sturmschäden, Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, den Aufzug und den Öltank
    • Gemeinschaftsantenne/ Kabelfernsehen : monatliche Grundgebühr und Kosten für die Wartung
    • Hausmeister: monatliche Vergütung für den Hausmeister mit Sozialabgaben. Achtung: Ausnahmen prüfen!
    • Sonstiges: Gemeinschaftsanlagen, beispielsweise Sauna und Schwimmbad

    Nicht umlagefähige Nebenkosten

    Taucht einer der Punkte aus der folgenden Checkliste auf der Nebenkostenabrechnung auf, sollten Mieter Einspruch einlegen:


    • Reparaturkosten: Muss die Heizung repariert werden, dient diese Maßnahme ausschließlich dazu, dass der Mieter das Mietobjekt vertragsgemäß nutzen kann
    • Instandhaltungskosten, die vom Eigentümer der Wohnung gebildet werden: Diese Kosten dienen ebenfalls dazu, dem Mieter den vertragsgemäßen Gebrauch des Objekts zu sichern
    • Kosten für die Hausverwaltung – nicht zu verwechseln mit den Kosten für Hausmeister oder Hauswart
    • Kosten für die Bewachung des Objekts – ebenfalls nicht zu verwechseln mit dem Hausmeister: Beauftragt der Eigentümer ein Unternehmen speziell für die Bewachung, kann er die Kosten nicht auf die Mieter umlegen.
    • Kosten für Räumlichkeiten, die leer stehen
    • Mietersprechstunden
    • Kosten für Geräte und Arbeitsmittel
    • Bestimmte Verwaltungskosten, die dem Vermieter entstehen, beispielsweise Telefon, Porto oder Kontoführungsgebühren

    Taucht einer dieser Posten in der Nebenkostenabrechnung auf, gilt es möglichst zeitnah zu handeln. Der Mieter hat das Recht auf Widerspruch, muss aber in jedem Fall auf die Einhaltung der Fristen achten. Andernfalls kann er sich nicht gegen eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung wehren.

    Widerspruch bei der Nebenkostenabrechnung

    Wenn Mieter ihre Nebenkostenabrechnung prüfen und darin rechnerische oder inhaltliche Fehler entdecken, können sie aktiv werden. Grundsätzlich können Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Dies muss spätestens bis Ablauf eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung geschehen sein, wie aus § 556 Abs. 3 S. 5 BGB hervorgeht. Dann beginnt die Widerspruchsfrist – unabhängig davon, ob die Nebenkostenabrechnung unter formellen Gesichtspunkten in Ordnung ist. Dabei ist es unerheblich, wann der Vermieter diese aufgestellt oder abgeschickt hat, es zählt allein der Zeitpunkt, an dem die Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugeht. Auch der Zeitpunkt der Kenntnisnahme durch den Mieter ist nicht entscheidend. War dieser im Urlaub, als ihm die Nebenkostenabrechnung zuging, spielt das keine Rolle. Es zählt dennoch das Datum des Zugangs. Dieses muss der Vermieter allerdings im Falle eines Rechtsstreits nachweisen können. Ist die Frist zum Widerspruch verstrichen, kann der Mieter eventuelle Einwendungen gegenüber dem Vermieter nicht mehr geltend machen. In diesem Fall ist die Nebenkostenabrechnung für den Mieter verbindlich. Dies gilt auch dann, wenn sie Fehler enthält. Möchte ein Mieter Widerspruch einlegen, muss er dies nicht schriftlich tun, natürlich ist dies aber zu empfehlen. Er trägt zudem Sorge dafür, dass sein Widerspruch dem Vermieter innerhalb der Frist zugeht. Am sichersten ist der Versand per Einschreiben.

    • Nach Ablauf der Widerspruchsfrist

      Ist die Frist zum Widerspruch abgelaufen, kann der Mieter nur in einem Fall trotzdem Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen – wenn er nachweist, dass er die Widerspruchsfrist nicht aus eigenem Verschulden überschritten hat. In der Praxis ist das dann der Fall, wenn der Vermieter dem Mieter die Einsicht in die Nebenkostenabrechnungs-Belege verwehrt, wozu er eigentlich verpflichtet ist. Dann ist der Mieter nicht in der Lage, die Dokumente zu prüfen, auf deren Grundlage die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde. Befindet sich im Mietvertrag eine Klausel, in der die Frist zum Widerspruch zum Nachteil des Mieters verändert wurde, so ist diese unwirksam.

    • Nachforderungen bei der Nebenkosten­abrechnung: Verjährungsfrist von drei Jahren

      Forderungen, die der Vermieter aus den Nebenkosten an den Mieter stellen will, verjähren nach drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am 1. Januar des Jahres, das auf die Entstehung der Forderung, also das Abrechnungsjahr, folgt. Ist also im Jahr 2012 eine Forderung entstanden, beginnt die Verjährungsfrist am 1. Januar 2013 und die Forderung verjährt am 31. Dezember 2016. Ist bei der Nebenkostenabrechnung die Verjährung eingetreten, kann der Vermieter keine Forderungen mehr an den Mieter geltend machen. Hier gibt es eine Ausnahme: Hat der Vermieter bestimmte Kosten aus unverschuldeten Gründen nicht abrechnen konnte, kann er sich eine Nachforderung aus den Nebenkosten vorbehalten. Er muss den Mieter davon ausdrücklich in Kenntnis setzen. Andersherum gilt genauso für den Mieter bei der Nebenkostenabrechnung die Verjährungsfrist von drei Jahren.

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